El arte de llevar una reunión

Por mi trabajo he tenido que estar en constante contacto con lideres medios y altos de muchas organizaciones, la mayoría empresas grandes y corporaciones. Las reuniones para seguimiento y toma de decisiones hoy en día se han vuelto complejas, sobre todo cuando hacemos participar en ellas a muchas personas. El tema del estar informados todos, y el consenso, se torna en algo muy difícil de manejar y en la mayoría de los casos hace que una decisión sencilla, la convertimos en un tema complicado, y las decisiones complejas, finalmente no se tomen en la reunión.

Por otro lado , cada vez he notado mas que los lideres pierden facultades en el arte de manejar y controlar la participación en una reunión.. Es fácil hablar y que todos escuchen, difícil es manejar los tiempos,  permitir la opinión y mucho mas difícil controlar la participación en función de la experticia de cada uno, y a la vez motivar a la generación de ideas nuevas que puedan resolver el tema en cuestión.

He asistido a cada vez mas reuniones en donde el líder, muy preparado técnicamente,  pierde el control  inclusive hasta emocionalmente, y los asistentes terminamos siendo atropellados, con la sensación de haber perdido el tiempo, dejando en nuestras billeteras ideas que teníamos, que podían aportar soluciones. 

Mi reflexión es tomarnos el tiempo para anticipar quien debe estar en una reunión, quien puede aportar, quien estaría de mas, manejar una agenda para que todos vayan preparados, el tiempo que  estimamos durara de manera que cada quien sepa cuanto puede tomarse para sus comentarios, y sobre todo, que haya un moderador que puntualice y resuma lo planteado. Por supuesto poner reglas en juego, como el descanso de los celulares y demás accesorios electrónicos que nos distraen la atención. Se que es algo trivial para un gerente, sin embargo pocos los ponen en practica. Las consecuencias de no manejar buenas reuniones, es una tremenda perdida de tiempo y desgaste. Piénsenlo!